WhatsApp למתווכים

CRM עם WhatsApp למתווכים ששומר את השיחה עם הלקוח

כתב: ירין בן ברוך, שותף מייסד ו-CTO · העמוד באתר

רוב התקשורת בתיווך מתרחשת ב-WhatsApp, אבל המידע נשאר בטלפון של הסוכן. BrokerCRM מחברת את השיחה לכרטיס הלקוח ולתהליך העבודה של המשרד, בלי לשנות את הערוץ שהלקוח כבר רגיל אליו.

התשובה

CRM עם WhatsApp למתווכים מאפשר לחבר חשבון אישי, לתעד התכתבויות על הלקוח, לשלוח נכסים ותזכורות ולהמשיך טיפול גם כשהעבודה עוברת בין אנשי צוות. החיבור הוא ברמת הסוכן ולא ברמת המשרד, כך שהלקוח ממשיך לדבר עם המספר שהוא מכיר. יש להגדיר הרשאות ומדיניות פרטיות מתאימות לשמירת ההתכתבויות.

שיחה בתוך כרטיס הלקוח

התכתבות WhatsApp מופיעה לצד מייל, שיחות, משימות, פגישות ומסמכים, כך שההקשר אינו נשאר באפליקציה נפרדת.

חיבור אישי לכל סוכן

כל סוכן מחבר את חשבון ה-WhatsApp שלו בסריקת QR ועובד מול לקוחותיו מתוך סביבת המשרד, מאותו מספר שהם מכירים.

הודעות ותזכורות

אישורי פגישה, תזכורות וקבלת ליד יכולים להישלח אוטומטית, תוך שמירת הפעולה בהיסטוריה הרלוונטית.

AI גם מתוך WhatsApp

עוזר AI יכול לסייע בשליפת מידע, פתיחת תהליך וקביעת פגישה, בלי לנתק את הסוכן מהערוץ שבו הוא כבר עובד.

מה קורה אחרי שמחברים את הוואטסאפ

1. סריקת QR חד-פעמית: הסוכן סורק קוד מתוך המערכת, בדיוק כמו ב-WhatsApp Web. אין צורך במספר חדש, בכרטיס SIM נוסף או בהעברת לקוחות לערוץ אחר.
2. השיחות מופיעות במערכת: ההתכתבויות עם הלקוחות נכנסות למסך השיחות ומשויכות לכרטיס הלקוח לפי מספר הטלפון, לצד המייל והשיחות.
3. עונים מאיפה שנוח: אפשר להשיב מתוך המערכת או מהטלפון כרגיל, בשני המקרים ההודעה נשמרת בהיסטוריה של הלקוח.
4. מפעילים את ההודעות האוטומטיות: המשרד בוחר אילו הודעות יוצאות לבד: אישור שהפנייה התקבלה, אישור פגישה שנקבעה ותזכורת ביום הפגישה.
5. שולחים נכסים בערוץ: נכס מתאים נשלח כדף נכס מסודר עם תמונות, פרטים וטופס פנייה, קישור אחד במקום שרשרת של תמונות והודעות.
6. מבקשים מהעוזר: אפשר לכתוב לעוזר ה-AI בוואטסאפ ולבקש לקבוע פגישה, לפתוח משימה או לשלוף מידע, בלי לפתוח את המערכת בכלל.

וואטסאפ בטלפון מול וואטסאפ שמחובר ל-CRM

הערוץ נשאר אותו ערוץ מבחינת הלקוח. מה שמשתנה הוא מה קורה למידע אחרי שההודעה נשלחה.

למה לא להעביר את הלקוחות למספר משרדי

פתרון נפוץ הוא להקים מספר וואטסאפ עסקי אחד למשרד ולנתב אליו את כל התקשורת. זה נוח לניהול, אבל הוא שובר את מה שעובד בתיווך: הלקוח מדבר עם אדם, לא עם מותג. הודעה שמגיעה ממספר לא מוכר, גם אם כתוב עליו שם המשרד, מקבלת פחות מענה.

לכן החיבור כאן הוא ברמת הסוכן. הלקוח ממשיך לראות את המספר של המתווך שהוא מכיר, וההודעות האוטומטיות יוצאות מאותו מספר, כך שהן נראות כמו המשך טבעי של השיחה ולא כמו דיוור.

התוצאה מבחינת המשרד זהה: ההתכתבות בכל זאת נשמרת במערכת, נגישה למנהל ולסוכן ממלא מקום, ולא נעלמת כשהטלפון של הסוכן מתחלף.

מה כדאי להסדיר לפני שמפעילים

שמירת התכתבויות עם לקוחות היא עיבוד של מידע אישי, ולכן כדאי להסדיר כמה דברים במשרד לפני ההפעלה: מי רשאי לראות התכתבויות של סוכן אחר, מה נשמר וכמה זמן, ומה קורה לתוכן כשלקוח מבקש שיימחק.

מומלץ גם ליידע את הצוות בבירור שההתכתבות המקצועית נשמרת במערכת, ולהפריד בין השימוש האישי לשימוש בעבודה. ההרשאות במערכת מאפשרות לצמצם את התצוגה כך שסוכן רואה את שלו בלבד, וזו לרוב נקודת ההתחלה הנכונה.

אלה החלטות של המשרד ולא של התוכנה, וכדאי לקבל ייעוץ מתאים לגבי חובות הפרטיות החלות עליכם.

שאלות ותשובות

האם כל סוכן מחבר WhatsApp משלו?

כן. BrokerCRM מציגה חיבור אישי לכל סוכן באמצעות סריקת QR, כך שהתקשורת משויכת למשתמש וללקוחותיו והלקוח ממשיך לראות את המספר המוכר לו.

האם הודעות נשמרות בכרטיס הלקוח?

כן. השיחות המחוברות מתועדות לצד יתר הפעילות בכרטיס, בהתאם להגדרות המשרד ולחיבור.

אפשר לשלוח נכסים ב-WhatsApp?

כן. אפשר לשתף דף נכס מסודר הכולל תמונות, פרטים וטופס פנייה, ולקשר את הפעולה ללקוח ולנכס הרלוונטיים.

צריך מספר חדש או WhatsApp Business?

לא. החיבור נעשה לחשבון הקיים של הסוכן בסריקת QR, בלי מספר נוסף ובלי להעביר לקוחות לערוץ אחר.

אפשר להמשיך לענות מהטלפון?

כן. אפשר לענות מהמערכת או מהטלפון כרגיל; בשני המקרים ההודעה נשמרת בהיסטוריית הלקוח.

מה קורה אם סוכן מנתק את החיבור?

ההתכתבויות שכבר נשמרו נשארות בכרטיסי הלקוחות. הניתוק מפסיק את הסנכרון של הודעות חדשות בלבד.

להמשך הדרך

וואטסאפ אישי לכל סוכן הוא אחת היכולות של תוכנת תיווך ותוכנת נדל״ן, ונכלל בכל שלושת המסלולים.