תוכנה למשרד תיווך
תוכנה למשרד תיווך שעושה סדר בצוות, בלידים ובעסקאות
משרד תיווך גדל כשהמידע אינו תלוי בזיכרון של סוכן אחד. BrokerCRM יוצרת סביבת עבודה משותפת שבה כל פנייה, משימה, פגישה ונכס נמצאים במקום הנכון, ומנהל המשרד רואה את התמונה בלי לרדוף אחרי עדכונים.
בקצרה
- כל סוכן מקבל סדר יום: מה באיחור, מה היום, ומה מחכה לטיפול.
- המנהל קובע מה כל סוכן רואה, רק את שלו או תמונה רחבה יותר.
- יומן הצוות מוצג יחד ומסונכרן דו-כיוונית עם Google Calendar.
- שיחות, וואטסאפ ומיילים נשמרים על כרטיס הלקוח, כך שהידע נשאר במשרד גם כשעובד עוזב.
- הטמעה, ייבוא נתונים והדרכת הצוות כלולים במחיר.
התשובה
תוכנה למשרד תיווך צריכה לתת למתווכים סביבת עבודה פשוטה ולמנהל תמונת מצב משרדית. היא מרכזת הרשאות, חלוקת לידים, יומנים, משימות, תקשורת עם לקוחות ופייפליינים לפי סוג העסקה. ההבדל בין תוכנה שמשרד באמת עובד איתה לבין כזו שנזנחת הוא לרוב לא ברשימת היכולות, אלא בכמה צעדים לוקח לסוכן לרשום שיחה ולפתוח משימה.
סדר יום לכל סוכן
כל מתווך רואה משימות באיחור, פגישות ומשימות להיום. המנהל יכול לעקוב אחר העבודה בלי לרדוף אחרי עדכונים.
חלוקת מידע מבוקרת
המנהל קובע אם סוכן רואה רק את הלקוחות שלו או מידע רחב יותר, ומבודד את נתוני המשרד ממשרדים אחרים.
יומן משרדי
פגישות הצוות מוצגות יחד ומסתנכרנות דו-כיוונית עם Google Calendar, כולל תזכורות אוטומטיות ללקוחות.
הטמעה וליווי
ייבוא מידע, חיבור ערוצי התקשורת והדרכת הצוות כלולים כדי שהמערכת תהפוך לכלי עבודה ולא לעוד מסך שלא משתמשים בו.
איך נראית ההטמעה במשרד
- פותחים את המשרד במערכת: מגדירים את המשרד, מזמינים את הסוכנים וקובעים מי מנהל ומי סוכן. כל משרד מבודד לחלוטין משאר המשרדים במערכת.
- מייבאים את המידע הקיים: אנשי קשר עולים מקובץ Excel או CSV, ובמסגרת ההטמעה עוזרים להעביר גם עסקאות פתוחות כדי שלא תתחילו מדף ריק.
- מחברים את ערוצי התקשורת: כל סוכן מחבר את הוואטסאפ האישי בסריקת QR, את המייל והיומן דרך Google, ואת מספר הטלפון דרך ספק הטלפוניה.
- קובעים הרשאות ואוטומציות: מחליטים מה כל סוכן רואה, ומפעילים את ההודעות שיוצאות לבד, אישור קבלת ליד, אישור פגישה ותזכורת ביום הפגישה.
- מדריכים את הצוות: הדרכה על התהליך שהמשרד באמת עובד בו, ולא סיור כללי במסכים. המטרה היא שסוכן ידע לרשום שיחה ולפתוח משימה בלי לחשוב.
- עוברים לעבודה שוטפת: ברוב המקרים המשרד עובד תוך ימים בודדים. משם התמיכה ממשיכה, וההטמעה נחשבת שהסתיימה כשכל הצוות מתעד במערכת ולא בצד.
מה רואה מנהל משרד ומה רואה סוכן
ההפרדה הזו היא לב העבודה במשרד עם צוות, והיא ניתנת לכוונון, סוכן יכול לקבל תצוגה רחבה יותר אם המשרד רוצה בכך.
| נושא | מתווך | מנהל משרד |
|---|---|---|
| לקוחות ועסקאות | כברירת מחדל רק אלה שמשויכים אליו | כל הלקוחות והעסקאות של המשרד |
| יומן | היומן שלו, מסונכרן עם Google | תצוגת כל יומני הצוות יחד |
| משימות | המשימות שלו, לפי תאריך יעד | מעקב אחר משימות באיחור בכל הצוות |
| הרשאות | לא מנהל הרשאות | קובע מה כל סוכן רואה ומזמין משתמשים |
| אוטומציות | משתמש בהן | מגדיר אילו הודעות יוצאות ומתי |
| חיוב | לא רלוונטי | משלם לפי מתווכים פעילים בלבד |
הבעיה האמיתית של משרד עם יותר מסוכן אחד
כשמשרד מונה שניים-שלושה סוכנים, אפשר עוד לנהל בקבוצת וואטסאפ. מעבר לזה מתחילים להיווצר נזקים שקשה לראות: שני סוכנים מתקשרים לאותו לקוח, פנייה נופלת כי כל אחד חשב שהשני מטפל, ולקוח שקיבל הצעה לפני חודשיים מקבל אותה שוב.
הנזק הגדול ביותר מתגלה בעזיבה. סוכן שעוזב לוקח איתו את היסטוריית הקשר עם הלקוחות שלו, ואם היא חיה בטלפון שלו, היא הולכת. מערכת שבה השיחות, ההודעות והפגישות נשמרות על כרטיס הלקוח הופכת את הידע הזה לנכס של המשרד.
לכן ההרשאות אינן רק שאלה של פרטיות אלא של המשכיות. המנהל צריך לראות מספיק כדי שהמשרד לא יהיה תלוי באדם אחד, והסוכן צריך סביבה נקייה שבה הוא רואה את מה שרלוונטי לו.
איך יודעים שהתוכנה באמת נקלטה
מדד ההצלחה של הטמעה אינו כמה מסכים הוצגו בהדרכה, אלא האם אחרי חודש הסוכנים עדיין מתעדים במערכת. אם המשרד חזר לנהל את הפולו-אפ ברשימות פרטיות, המערכת נכשלה גם אם היא מלאה ביכולות.
שתי נקודות מנבאות את זה מראש. הראשונה היא כמות ההקלדה הידנית: ככל שיותר מידע נכנס לבד, שיחות שנשמרות, לידים שנפתחים מעצמם, הודעות שמתועדות, כך פחות תלוי המשרד במשמעת של אנשים עייפים בסוף יום.
השנייה היא האם המערכת נגישה איפה שהעבודה קורית. מתווך נמצא בשטח, ולכן מערכת שעובדת רק מהמחשב במשרד לא תשקף את המציאות. אצלנו זו אותה מערכת בנייד, מותקנת כאפליקציה על מסך הבית, עם התראות על לידים והודעות חדשות.
שאלות ותשובות
- כמה עולה תוכנה למשרד תיווך?
- BrokerCRM עולה 212 ש״ח לחודש לכל מתווך פעיל במסלול הבסיס, 333 ש״ח במסלול המלא עם תמיכה בטלפוניה ו-504 ש״ח במסלול פייסבוק. מה שנבדל בין המסלולים הוא התמיכה בטלפוניה, השימוש ב-AI, תעדוף השירות והגיוס מפייסבוק; כל שאר היכולות משותפות לכולם. משלמים רק על סוכנים פעילים, ואפשר לשלב מסלולים בתוך אותו משרד: מנהל המשרד עם טלפוניה וסוכן שעובד בעיקר בוואטסאפ בלעדיה.
- כמה זמן נמשכת ההטמעה?
- ברוב המקרים המשרד יכול להתחיל לעבוד בתוך ימים בודדים, בהתאם לכמות המידע והחיבורים הנדרשים. ההטמעה, ההדרכה והתמיכה כלולות במחיר.
- המערכת עובדת גם בנייד?
- כן. המערכת מותאמת למחשב ולנייד וניתנת להתקנה על מסך הבית כאפליקציית Web, כולל התראות על לידים והודעות.
- מה קורה כשסוכן עוזב את המשרד?
- הלקוחות, ההיסטוריה, ההודעות והמסמכים נשארים במשרד על כרטיסי הלקוחות, והמנהל יכול להעביר את הטיפול לסוכן אחר.
- אפשר להגביל מה סוכן רואה?
- כן. ברירת המחדל היא שסוכן רואה את הלקוחות והעסקאות שלו, וההרשאה גמישה, אפשר לפתוח לסוכן תצוגה רחבה יותר לפי החלטת המנהל.
- יש הגבלה על מספר המשתמשים?
- אין תקרת משתמשים. החיוב הוא לפי מתווך פעיל, כך שכל מי שמצטרף פשוט מתווסף לחשבון.
להמשך הדרך
למשרד עם כמה סוכנים חשוב לראות מה כל סוכן עושה. זו הסיבה שתוכנת תיווך ותוכנת נדל״ן בנויה לעבודה של משרד שלם, ולא רק של מתווך יחיד.
רוצים לראות את זה על המשרד שלכם?
נעבור על מבנה הצוות, ההרשאות והתהליכים שאתם עובדים בהם היום, ונראה איך זה נראה במערכת לפני שאתם מחליטים.
משרדי תיווך שכבר עובדים עם BrokerCRM: M&E GROUP, הראשונים בנדל״ן · מיכאל נזרי, Excellent נדל״ן · נדל״ן פלוס · גן העיר נדל״ן · לב הנדל״ן · הדרך לנכס · נדל״ן אנושי · HOMENTOR, הומנטור נדל״ן · ONE NADLAN Supreme, משרד תיווך · מ.פ השקעות בנדל״ן · אלפא נכסים · שירלי נדל״ן · ברקאי נכסים · קופל נדל״ן · תיקי רוזן, ייעוץ ותיווך נדל״ן · שלומית רייפר, תיווך ושיווק נדל״ן