חתימה דיגיטלית למתווכים

חתימה דיגיטלית על טופס תיווך ובלעדיות, מהנייד

כתב: טל אייבנשוץ, מייסד BrokerCRM, שיווק ושטח · העמוד באתר

BrokerCRM מחליפה את פנקס התיווך מנייר: היא מחברת בין פרטי הלקוח והנכס למסמך, שולחת קישור לחתימה כדי שאפשר יהיה להחתים לקוח גם מרחוק, ושומרת את התוצאה במקום אחד, בלי להדפיס, לסרוק ולחפש קבצים בתיקיות.

התשובה

חתימה דיגיטלית למתווכים מאפשרת לשלוח הזמנת שירותי תיווך או הסכם בלעדיות בקישור, לקבל חתימה מהנייד ולשמור מסמך מתועד. הערך העיקרי אינו החיסכון בנייר אלא הקיצור של הזמן בין ההסכמה בעל פה לבין המסמך החתום, פרק הזמן שבו עסקאות נשמטות. יש להתאים כל מסמך והליך לדרישות המשפטיות של העסקה ולקבל ייעוץ משפטי בעת הצורך.

פרטים מתמלאים מהמערכת

נתוני הלקוח והנכס הקיימים משמשים להכנת המסמך ומצמצמים הקלדה כפולה ושגיאות.

חתימה בקישור

הלקוח מקבל קישור, עובר על המסמך וחותם מהטלפון ללא צורך באפליקציה נוספת.

תיעוד בכרטיס הלקוח

המסמך החתום נשמר עם הלקוח והעסקה כדי שהצוות יוכל לאתר אותו בהמשך.

מעקב אחר בלעדיות

מועדי הבלעדיות נשמרים במערכת וניתן לקבל התראה לפני תפוגתם.

תיעוד שמחזיק

המסמך ננעל ברגע שנוצר, כל צפייה וחתימה נרשמות ביומן שאי אפשר לערוך, והעותק החתום מגיע עם עמוד אישור ודוח ראיות.

מהסכמה בשיחה עד מסמך חתום

1. בוחרים את המסמך: מתוך כרטיס הלקוח או העסקה בוחרים את הטופס, הזמנת שירותי תיווך, הסכם בלעדיות או מסמך אחר שהמשרד מגדיר.
2. הפרטים נכנסים לבד: שם הלקוח, פרטי הנכס ושאר הנתונים שכבר קיימים במערכת ממלאים את המסמך, כך שאין הקלדה חוזרת ואין שגיאות העתקה.
3. שולחים קישור: הלקוח מקבל קישור, לרוב בוואטסאפ, בערוץ שהוא כבר מדבר בו איתכם, ופותח את המסמך בדפדפן בטלפון.
4. הלקוח חותם: הוא קורא, חותם מהמסך וזהו. אין הדפסה, אין סריקה, ואין שלב שבו המסמך תלוי בכך שהוא יגיע למשרד.
5. המסמך נשמר במקומו: העותק החתום נשמר על כרטיס הלקוח ובהקשר העסקה, כך שכל מי שרשאי יכול לאתר אותו בלי לחפש בתיבות מייל.
6. המערכת שומרת על התוקף: אם מדובר בבלעדיות, מועד הסיום נשמר והמערכת מתריעה לפניו, כדי שהחידוש לא ייזכר יום אחרי.

למה דווקא הבלעדיות היא המסמך הקריטי

הזמן שעובר בין הרגע שבו המוכר אומר כן לבין הרגע שבו הוא חותם הוא הזמן שבו הוא מדבר עם עוד מתווכים. כל יום שבו המסמך מחכה להדפסה, לפגישה נוספת או לסריקה הוא יום שבו הבלעדיות עלולה לא להיסגר.

כשהמסמך נשלח בקישור בזמן השיחה עצמה, השיחה מסתיימת בחתימה במקום בהבטחה. זה שינוי קטן בתהליך עם השפעה גדולה על שיעור הסגירה.

בצד השני של הבלעדיות יש את התפוגה. משרד שמנהל עשרות בלעדיות בלי מעקב תוקף מגלה אותן כשהן כבר פגו. שמירת המועד במערכת והתראה מראש הופכות את זה לתהליך במקום להפתעה.

מה כדאי לבדוק לגבי תוקף משפטי

חתימה אלקטרונית מקובלת בישראל למגוון מסמכים, אבל ההתאמה שלה תלויה בסוג המסמך, באופן זיהוי החותם ובנסיבות העסקה. זה לא נושא שתוכנה יכולה להכריע עבור המשרד.

מה שכן נכון לבדוק מעשית: איזה תיעוד נשמר לצד החתימה, האם ניתן להוכיח מי חתם ומתי, האם המסמך החתום ניתן לייצוא, ומי במשרד רשאי לצפות בו. אלה שאלות שכדאי לשאול כל ספק שאתם בוחנים.

התשובות שלנו, כדי שיהיה מה להשוות: המסמך ננעל ברגע שהוא נקלט, עם טביעת SHA-256. כל צפייה, הסכמה וחתימה נרשמות ביומן אירועים שאי אפשר לערוך בדיעבד. העותק החתום הוא המסמך המקורי ועוד עמוד אישור עם שמות החותמים, תמונת החתימה, כתובת ה-IP והמכשיר, ואחריו דוח ראיות מלא. הקובץ נשמר בכרטיס הלקוח וניתן להורדה.

לגבי הנוסח עצמו, של הזמנת שירותי התיווך ושל הסכם הבלעדיות, מומלץ לקבל ייעוץ משפטי ולוודא שהמסמכים שהמשרד שולח מתאימים לדרישות החלות עליו.

שאלות ותשובות

האם הלקוח צריך להתקין אפליקציה?

לא. החתימה מתבצעת דרך קישור שנפתח בדפדפן בטלפון או במחשב.

איפה נשמר המסמך החתום?

המסמך נשמר בכרטיס הלקוח ובהקשר העסקה הרלוונטית, כך שניתן לאתר אותו מתוך המערכת.

האם חתימה אלקטרונית מתאימה לכל מסמך?

ההתאמה תלויה בסוג המסמך, באופן הזיהוי ובנסיבות העסקה. מומלץ לקבל ייעוץ משפטי לגבי הנוסח וההליך המתאימים למשרד.

אפשר לשלוח את המסמך בוואטסאפ?

כן. הקישור לחתימה נשלח בערוץ שנוח לכם, לרוב וואטסאפ, שבו הלקוח כבר מתכתב אתכם.

מה קורה כשבלעדיות מתקרבת לסיום?

מועד הסיום נשמר במערכת וניתן לקבל התראה לפניו, כדי שהחידוש או ההחלטה לא ייזכרו באיחור.

משלמים לפי חתימה?

לא. החתימה הדיגיטלית כלולה בכל שלושת המסלולים, מ-212 ש״ח לחודש למתווך, בלי תשלום נפרד לכל מסמך שנשלח לחתימה.

אפשר להחתים לקוח מרחוק?

כן. הקישור נשלח בוואטסאפ או במייל, והלקוח חותם מהטלפון מכל מקום, בלי פגישה ובלי הדפסה.

מה ההבדל בין זה לפנקס תיווך מנייר?

הטופס צריך לכלול את אותם פרטי חובה בשני המקרים; מה שמשתנה הוא הדרך. במקום פגישה, כתב יד ותיוק, הטופס מתמלא מנתוני הלקוח והנכס, נשלח בקישור, נחתם מהנייד ונשמר בכרטיס הלקוח עם דוח ראיות.

איזה תיעוד נשמר לצד החתימה?

המסמך ננעל עם טביעת SHA-256 ברגע שהוא נקלט, כל צפייה וחתימה נרשמות ביומן שאי אפשר לערוך, והעותק החתום כולל עמוד אישור עם החותמים, תמונת החתימה, כתובת ה-IP והמכשיר, ודוח ראיות מלא.

הפרטים במסמך מוקלדים ידנית?

לא. נתוני הלקוח והנכס שכבר קיימים במערכת ממלאים את המסמך, מה שמצמצם הקלדה כפולה ושגיאות.

להמשך הדרך

הטפסים שנחתמים הם טופס הזמנת שירותי תיווך (להורדה בחינם) והסכם בלעדיות. החתימה היא חלק מתוכנת תיווך ונדל״ן שמנהלת גם לידים, נכסים ושיחות, וכמה עולה תוכנת תיווך מפורט במדריך העלויות.